Privacyverklaring

Fotoclub Smile hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy.

In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Fotoclub Smile houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Fotoclub Smile zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

• VZW Smile, Secretariaat Lt Philippartstraat 26a 1820 Melsbroek
• smilemechelen@gmail.com 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten (uitvoering overeenkomst),
• om actieve leden te informeren via (gerechtvaardigd belang),
• Te kunnen deelnemen aan fotowedstrijden, fotosalons, tentoonstellingen, nationaal als internationaal (gerechtvaardigd belang),
• het versturen van nieuwsbrieven, thematische mailing‘s en uitnodigingen (toestemming betrokkene),
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en verwerken :

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mail (eventueel: adres, telefoonnummer)
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit (enkel voor modellen)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Je kan je uiteraard ook steeds uitschrijven om geen mails meer te ontvangen over onze activiteiten.

Op onze website gebruiken we ook cookies.

Fotoclub Smile gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. Dit gebeurt onder meer bij aankondigingen en uitnodigingen van fotoshoots, workshops of bij deelname aan wedstrijden. Je heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Fotoclub Smile bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Als algemene regel houden we persoonsgegevens maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bij. De overeenkomsten opgesteld bij fotoshoots blijven ten alle tijden geldig.

 

 

Beveiliging van de gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

• Alle personen die namens fotoclub Smile van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Jouw rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om jouw identiteit te controleren, vragen wij je om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou (of in jouw directe opdracht aan een andere partij). Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacyverklaring 

Fotoclub Smile kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 19 mei 2021.